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Come procedere per la dematerializzazione delle note spese

24 / 04 / 2020

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Redazione

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I processi finalizzati alla conservazione digitale dei documenti amministrativi possono essere messi in atto solo se tali documenti vengono prima dematerializzati. Tale possibilità è garantita dall’evoluzione delle tecnologie, ma una spinta notevole da questo punto di vista è stata data anche dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica. Ecco, quindi, che le aziende del nostro Paese non hanno potuto fare altro che adeguarsi, mentre sono in corso di sviluppo processi in grado di garantire la fruizione di sistemi di gestione informatizzati. In questo modo, le note spese e i giustificativi correlati possono essere dematerializzati, mentre gli originari documenti analogici possono essere distrutti.

La scelta del software

Per una gestione nota spese automatizzata ci si può avvalere di un software ad hoc come quello che viene proposto da TeamSystem. I programmi messi a disposizione da questa azienda sono progettati e messi a punto per garantire una gestione delle spese aziendali più efficace. Dal computer, dal tablet o dallo smartphone, con un solo clic è possibile trasmettere le note spese, così che l’amministrazione riesca a verificare le ricevute, gli scontrini e le fatture in tempi rapidi e con la massima facilità. Tenere monitorate tutte le uscite diventa semplice come bere un bicchier d’acqua.

Una fase critica

In ambito amministrativo la questione della gestione delle note spese viene ritenuta piuttosto critica, e ciò non fa che contribuire a una più diffusa implementazione dei processi informatici. In primis, è necessario tenere conto del fatto che la predisposizione delle note spese comporta una certa quantità di tempo: la stima è di un’ora al mese per ogni dipendente. Inoltre, per quanto si tratti di un procedimento semplice, non si può escludere l’eventualità che vengano commessi errori tali da causare ulteriori perdite di tempo, se non altro per i controlli successivi. Infine, l’aspetto più importante relativo alla predisposizione della nota spese è che si tratta di un’attività in assoluto improduttiva e noiosa, che non arreca benefici di alcun genere al dipendente e al datore di lavoro.

Perché c’è bisogno di ricorrere ai sistemi informatizzati

Sono evidenti, dunque, i motivi per i quali può essere consigliabile l’adozione dei sistemi informatizzati, che contribuiscono a rimediare a tutti i problemi elencati fino ad ora. Ci sono programmi, per esempio, che permettono semplicemente di fotografare le fatture, gli scontrini e gli altri documenti giustificativi in modo che possano essere identificate le informazioni richieste e che queste possano essere inserite in nota spese, e in seguito in contabilità generale, in modo automatico.

Cosa contiene una nota spese

Lo scopo delle note spese è quello di documentare e di indicare le spese che sono state sostenute per il vitto, per l’alloggio, per i trasporti e per i viaggi. Ciò non toglie che possano essere inserite anche spese differenti: si pensi, per esempio, al biglietto di ingresso per un evento, a una consumazione al bar o al costo di un taxi. Di conseguente, oltre alle fatture, agli scontrini e alle ricevute, i documenti giustificativi possono comprendere anche dei normali biglietti.

Le note spese dematerializzate

Per poter essere considerate valide ai fini della deducibilità dei costi a cui si riferiscono, le note spese dematerializzate al pari di tutti gli altri documenti elettronici che hanno una rilevanza fiscale devono avere caratteristiche di autenticità, di integrità e di immodificabilità, oltre a possedere gli altri requisiti che la legge indica per la deducibilità. Nel caso in cui tali condizioni vengano rispettate, non ci sono impedimenti per la sostituzione dei documenti analogici con le loro versioni informatiche, così che le procedure possano essere dematerializzate.

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